FileNook — informativa privacy

Titolare del trattamento: Andrea Aresini
Indirizzo: Contrada Acqua Calda 1, 83038 Montemiletto (AV), Italia
Email di contatto per la privacy: supporto@filenook.app

Cosa conserviamo

Per far funzionare l'account e l'abbonamento teniamo, sui nostri server:

l'indirizzo email con cui accedi;
un token per ogni installazione dell'app che colleghi al tuo account;
i contatori d'uso: quanti file hai elaborato questo mese e la spesa del giorno per installazione, per far rispettare i limiti del tuo piano;
se sei abbonato, gli identificativi che Stripe assegna a te come cliente e alla tua sottoscrizione — non i dati della tua carta, che restano solo da Stripe;
un contatore delle richieste del codice di accesso, legato alla tua email: serve solo a evitare che qualcuno usi l'invio del codice per tempestare di email un indirizzo che non è il suo;
un segno che dice che a quell'indirizzo il regalo di benvenuto è già stato dato. Non contiene il tuo indirizzo: contiene una sua impronta, un codice calcolato dall'indirizzo dal quale non si può risalire all'indirizzo stesso. Serve a evitare che il regalo si rigeneri cancellando e rifacendo l'account, quindi è l'unica cosa che resta anche dopo la cancellazione — ed è per questo che è tenuta in una forma che non ti identifica;
se usi Nex, quante domande gli hai fatto questo mese, per far rispettare le 300 comprese nel piano;
se hai usato la prova gratuita di Nex, quanto ne hai consumato: quanti file ti ha trovato, quante domande hai fatto e quanti file ha letto per prepararsi. Sono tenuti come il segno del regalo di benvenuto, cioè sull'impronta del tuo indirizzo e non sull'indirizzo, perché anche questi devono sopravvivere alla cancellazione dell'account — altrimenti la prova si rifarebbe da capo all'infinito cancellando e rifacendo il conto.
se usi il modulo «Recedi dal contratto»: il nome, l'email e il contratto che indichi, le note che scrivi, la data e l'ora della richiesta e il numero che le assegniamo.

Quando visiti questo sito, Vercel, che lo ospita, registra nei suoi log tecnici l'indirizzo IP e i dati della richiesta (pagina, browser, ora), per il funzionamento e la sicurezza del servizio, e li tiene per un periodo breve. Il sito non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica: è tutto scritto nella cookie policy.

Cosa non conserviamo — ed è la cosa più importante

FileNook esiste per guardare i file sul tuo PC, non per raccoglierli. I nomi dei tuoi file, il loro contenuto e la struttura delle tue cartelle non arrivano mai a un archivio di FileNook.

I file vengono letti e analizzati sul tuo computer: è l'app, sul tuo PC, a decidere cosa serve mandare per capire dove va un file. Quel che arriva al nostro proxy passa così com'è verso il modello di intelligenza artificiale, solo per il tempo di una richiesta — e da parte nostra non resta da nessuna parte: non lo salviamo, non lo rileggiamo, non lo usiamo per nient'altro.

Nex: che cosa cambia, in chiaro

Nex è la parte di FileNook che fa uscire più cose dal tuo computer, ed è giusto saperlo prima di attivarlo. Senza Nex, al modello arrivano i frammenti dei soli file che l'app non riesce a collocare dal nome, o che hanno un nome che non dice niente (come «IMG_4471.jpg»: serve a dargliene uno). Con Nex — abbonamento o prova gratuita — arriva un estratto di ogni file che FileNook ha sistemato, comprese le foto e i documenti che senza Nex non sarebbero mai usciti.

Nel dettaglio, con Nex acceso:

Per costruire la scheda di un file escono il suo percorso, fino a circa 4 KB del testo che contiene e, se è un'immagine, una sua copia rimpicciolita. Passano dal nostro proxy verso il modello per il tempo di una richiesta, e da parte nostra non restano da nessuna parte: valgono le stesse regole del riordino, qui sopra.
Le schede restano sul tuo computer. Vivono in un file dentro %APPDATA%\com.filenook.app e contengono, per ogni file sistemato, il percorso, il nome, la data, una riga di descrizione e qualche parola chiave. Non arrivano ai nostri server. Se disdici restano tue: le hai già pagate.
Quando fai una domanda a Nex escono la tua domanda e, di quelle schede, al massimo quaranta — nome, data e descrizione. I percorsi dei tuoi file non escono mai: il file, sul disco, lo ritrova l'app da sola.
Di tutto questo noi teniamo solo i contatori descritti qui sopra: quante domande hai fatto, e quanto hai consumato della prova. Mai il contenuto, mai le schede.

Se Nex non ti serve, non attivarlo: senza Nex niente di tutto questo succede, e il riordino continua a funzionare esattamente come prima.

Chi tratta dati per conto nostro

Per far funzionare il servizio ci appoggiamo a poche aziende, ognuna per un compito preciso:

Anthropic (Stati Uniti) — il modello di intelligenza artificiale che legge i frammenti di file, per il tempo della richiesta;
Upstash — l'archivio dove stanno account, token, contatori e richieste di recesso;
Vercel (Stati Uniti) — il server che fa girare il sito e il backend; il backend gira nella regione di Washington, negli Stati Uniti;
Stripe (Irlanda e Stati Uniti) — i pagamenti, i dati dell'abbonamento e le ricevute;
Resend (Stati Uniti) — l'invio delle email (il codice di accesso, le email sull'abbonamento, la conferma di ricevimento del recesso).

Ognuno di loro tratta i dati per conto nostro, come responsabile del trattamento, in base al proprio accordo sul trattamento dei dati (DPA). Nessuno di loro li riceve per farne un uso suo, e non vendiamo né cediamo i tuoi dati a nessuno.

Perché li trattiamo (la base giuridica)

Per darti il servizio che hai chiesto — account, token, contatori d'uso, abbonamento, codice di accesso, email sull'abbonamento, e i frammenti di file mandati al modello per capire dove va un file: è l'esecuzione del contratto (art. 6.1.b del Regolamento UE 2016/679, «GDPR»).
Per proteggere il servizio dagli abusi — il contatore anti-abuso sulle richieste di codice e di recesso, l'impronta del regalo di benvenuto e della prova di Nex, i log tecnici di Vercel: è il nostro legittimo interesse a non farci usare il servizio contro altri o gratis all'infinito (art. 6.1.f).
Perché ce lo chiede la legge — i dati di pagamento e di fatturazione che Stripe conserva e le richieste di recesso, che dobbiamo poter dimostrare: è un obbligo di legge (art. 6.1.c), fiscale e del Codice del Consumo.

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non ti profiliamo e non prendiamo decisioni automatiche che abbiano effetti giuridici su di te.

Dati che escono dall'Unione europea

Alcuni dei fornitori qui sopra hanno sede o server negli Stati Uniti (Anthropic, Vercel, Resend, e in parte Stripe e Upstash), quindi una parte dei dati viene trasferita fuori dall'Unione europea. Il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (artt. 45 e 46): la decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) per le aziende che vi aderiscono e, in ogni caso, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, contenute negli accordi sul trattamento dei dati di ciascun fornitore. Puoi chiederci una copia di queste garanzie scrivendo all'indirizzo in cima alla pagina.

Per quanto tempo

i contatori mensili d'uso si autodistruggono da soli dopo 40 giorni;
il codice di accesso che ti mandiamo via email scade dopo 10 minuti, che tu lo usi o no;
il contatore anti-abuso sulle richieste di codice scade dopo un'ora;
il contatore delle domande fatte a Nex si autodistrugge da solo dopo 40 giorni, come quello dei file;
i contatori della prova gratuita di Nex non scadono: la prova non è un periodo, è un numero di file trovati, e deve valere una volta sola. Sono nella forma che non contiene il tuo indirizzo, descritta qui sopra;
account, token e abbonamento restano finché il tuo account esiste, e spariscono quando lo cancelli;
le richieste di recesso restano dieci anni, il tempo in cui un contratto si può ancora contestare (prescrizione ordinaria): sono la prova che hai receduto, e servono prima di tutto a te;
i dati di pagamento e di fatturazione che stanno su Stripe restano per il tempo richiesto dalla legge fiscale, di norma dieci anni;
i log tecnici del sito li tiene Vercel per pochi giorni.

Come cancellare tutto

Dentro l'app, nella schermata «Il mio piano», c'è un'opzione per cancellare l'account con una conferma scritta. Da quel momento cancelliamo la riga del tuo account, ogni token collegato, i contatori d'uso — compreso quello delle domande fatte a Nex — il codice di accesso eventualmente in corso e il contatore anti-abuso legato alla tua email, e disdiciamo l'abbonamento su Stripe, se ne avevi uno attivo. Cancelliamo anche i riferimenti che collegavano il tuo indirizzo ai tuoi eventuali profili cliente su Stripe. Le schede di Nex non le tocchiamo perché non sono nostre: sono sul tuo computer, e le cancelli tu cancellando l'app. Dopo la cancellazione il tuo indirizzo email non è più presente nell'archivio di FileNook: restano soltanto, nella forma a impronta descritta qui sopra, il segno del regalo di benvenuto già dato e i contatori della prova di Nex già consumata — due cose che non permettono di risalire a te. Tutto il resto del nostro archivio sparisce e non è recuperabile.

Una cosa resta, e non dipende da noi. Se hai pagato, su Stripe resta il tuo profilo cliente con l'email, i pagamenti e le ricevute: sono dati di fatturazione, e la legge fiscale ci obbliga a conservarli per il tempo indicato qui sopra. Disdiciamo l'abbonamento, ma quei dati non li possiamo cancellare prima. Restano anche le eventuali richieste di recesso, per lo stesso motivo.

I tuoi diritti, e come scriverci

Sui tuoi dati hai questi diritti (artt. 15-22 GDPR): accesso (sapere che cosa abbiamo e averne una copia), rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità (riceverli in un formato leggibile da un computer, come JSON) e opposizione ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse. Non trattiamo dati sulla base del tuo consenso, quindi non c'è un consenso da revocare.

Per esercitarli, o per qualsiasi domanda su questi dati, scrivi all'indirizzo indicato nel riquadro in cima a questa pagina: rispondiamo entro un mese.

Se pensi che trattiamo i tuoi dati in modo non corretto hai il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), o all'autorità del paese europeo in cui vivi.

Ultimo aggiornamento: 28 settembre 2026.

What we keep

To run your account and your subscription we keep, on our servers:

the email address you sign in with;
one token for each installation of the app you connect to your account;
usage counters: how many files you have processed this month and the day's spend per installation, so that your plan's limits can be enforced;
if you subscribe, the identifiers Stripe assigns to you as a customer and to your subscription — not your card details, which stay with Stripe alone;
a counter of sign-in code requests, tied to your email: it exists only to stop someone using the code emails to bombard an address that isn't theirs;
a mark saying that the welcome gift has already been given to that address. It does not contain your address: it contains a fingerprint of it, a code computed from the address which cannot be turned back into the address itself. It stops the gift being regenerated by deleting and remaking the account, so it is the one thing that survives deletion — and that is exactly why it is kept in a form that does not identify you;
if you use Nex, how many questions you have asked it this month, so that the 300 included in the plan can be enforced;
if you have used Nex's free trial, how much of it you have used up: how many files it found for you, how many questions you asked and how many files it read to prepare. These are kept the way the welcome-gift mark is kept, that is on a fingerprint of your address and not on the address, because these too have to survive account deletion — otherwise the trial could be started afresh for ever by deleting and remaking the account.
if you use the “Withdraw from the contract” form: the name, email and contract you give, the notes you write, the date and time of the request and the number we assign to it.

When you visit this site, Vercel, which hosts it, records the IP address and the request details (page, browser, time) in its technical logs, to run and secure the service, and keeps them for a short period. The site uses no profiling cookies and no analytics: it is all written in the cookie policy.

What we don't keep — and this is the important part

FileNook exists to look at the files on your PC, not to collect them. The names of your files, their contents and the shape of your folders never reach any archive of FileNook's.

Files are read and analysed on your computer: it is the app, on your PC, that decides what needs sending in order to work out where a file goes. What reaches our proxy passes straight through to the artificial intelligence model, for the length of one request — and nothing of it stays on our side: we don't save it, we don't read it back, we don't use it for anything else.

Nex: what changes, plainly

Nex is the part of FileNook that sends the most out of your computer, and you should know that before turning it on. Without Nex, the model receives fragments of only those files the app cannot place from the name, or whose name says nothing (like “IMG_4471.jpg”: that is how it gives them one). With Nex — subscription or free trial — an extract of every file FileNook has filed is sent, photos and documents that would never have left without it included.

In detail, with Nex on:

To build a file's card, its path, up to about 4 KB of the text it contains and, if it is an image, a shrunken copy of it are sent. They pass through our proxy to the model for the length of one request, and nothing of them stays on our side: the same rules as filing, above, apply.
The cards stay on your computer. They live in a file inside %APPDATA%\com.filenook.app and hold, for each filed file, the path, the name, the date, a one-line description and a few keywords. They never reach our servers. If you cancel they stay yours: you have already paid for them.
When you ask Nex a question, your question is sent, and of those cards at most forty — name, date and description. The paths of your files never leave: the app finds the file on your disk by itself.
Of all this we keep only the counters described above: how many questions you have asked, and how much of the trial you have used. Never the contents, never the cards.

If you don't need Nex, don't turn it on: without Nex none of this happens, and filing keeps working exactly as before.

Who processes data on our behalf

To run the service we rely on a few companies, each for one precise job:

Anthropic (United States) — the artificial intelligence model that reads the file fragments, for the length of the request;
Upstash — the store where accounts, tokens, counters and withdrawal requests live;
Vercel (United States) — the server running the site and the backend; the backend runs in the Washington region, in the United States;
Stripe (Ireland and United States) — payments, subscription data and receipts;
Resend (United States) — sending the emails (the sign-in code, the subscription emails, the acknowledgement of a withdrawal).

Each of them processes data on our behalf, as a processor, under its own data processing agreement (DPA). None of them receives it for its own use, and we do not sell or hand over your data to anyone.

Why we process it (the legal basis)

To give you the service you asked for — account, tokens, usage counters, subscription, sign-in code, subscription emails, and the file fragments sent to the model to work out where a file goes: this is the performance of the contract (art. 6(1)(b) of Regulation (EU) 2016/679, the “GDPR”).
To protect the service from abuse — the anti-abuse counter on code and withdrawal requests, the fingerprint of the welcome gift and of the Nex trial, Vercel's technical logs: this is our legitimate interest in not having the service used against others or for free for ever (art. 6(1)(f)).
Because the law requires it — the payment and billing data Stripe keeps, and withdrawal requests, which we must be able to prove: this is a legal obligation (art. 6(1)(c)), under tax and consumer law.

We do not use your data for advertising, we do not profile you and we make no automated decisions with legal effects on you.

Data that leaves the European Union

Some of the providers above are based or have servers in the United States (Anthropic, Vercel, Resend, and partly Stripe and Upstash), so part of the data is transferred outside the European Union. The transfer relies on the safeguards the GDPR provides (arts. 45 and 46): the EU-U.S. Data Privacy Framework adequacy decision for companies that take part in it and, in any case, the standard contractual clauses approved by the European Commission, included in each provider's data processing agreement. You can ask us for a copy of these safeguards at the address at the top of the page.

For how long

monthly usage counters delete themselves after 40 days;
the sign-in code we email you expires after 10 minutes, whether you use it or not;
the anti-abuse counter on code requests expires after an hour;
the counter of questions asked to Nex deletes itself after 40 days, like the file one;
the Nex free-trial counters do not expire: the trial is not a period of time, it is a number of files found, and it has to be good once. They are in the form that does not contain your address, described above;
account, tokens and subscription stay for as long as your account exists, and go when you delete it;
withdrawal requests stay for ten years, the time during which a contract can still be disputed under Italian law: they are the proof that you withdrew, and they serve you first of all;
the payment and billing data held by Stripe stay for as long as tax law requires, normally ten years;
Vercel keeps the site's technical logs for a few days.

How to delete everything

Inside the app, in the “My plan” screen, there is an option to delete your account with a typed confirmation. From that moment we delete your account row, every token attached to it, the usage counters — including the one for questions asked to Nex — any sign-in code in flight and the anti-abuse counter tied to your email, and we cancel the Stripe subscription if you had an active one. We also delete the references linking your address to any Stripe customer profiles. We do not touch Nex's cards because they are not ours: they are on your computer, and you delete them by uninstalling the app. After deletion your email address is no longer present in FileNook's store: all that remains, in the fingerprint form described above, is the mark of the welcome gift already given and the counters of the Nex trial already used — two things that cannot be traced back to you. Everything else in our store is gone and cannot be recovered.

One thing does stay, and it is not up to us. If you have paid, your customer profile stays on Stripe with your email, payments and receipts: that is billing data, and tax law obliges us to keep it for the time given above. We cancel the subscription, but we cannot delete that data any sooner. Any withdrawal requests stay too, for the same reason.

Your rights, and how to write to us

You have these rights over your data (arts. 15-22 GDPR): access (knowing what we hold and getting a copy), rectification, erasure, restriction of processing, portability (receiving it in a machine-readable format such as JSON) and objection to processing based on our legitimate interest. We do not process any data on the basis of your consent, so there is no consent to withdraw.

To exercise them, or for any question about this data, write to the address given in the box at the top of this page: we answer within one month.

If you think we are handling your data wrongly you have the right to lodge a complaint with the Italian data protection authority, the Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), or with the authority of the European country where you live.

Last updated: 28 September 2026.